Starting a project
Ett faciliterat möte där man tar del av allas kunskaper och erfarenheter och klargör hur vi ska jobba tillsammans för att projektet ska rulla på bra.
Tid Ca 3 h Antal 5-10 personer (nyckelpersoner för projektet)
Ett uppstartsmöte innefattar byrån, kunden (beställaren) och övriga samarbetspartners för projektet. Under arbetets gång har man oftast inte alla nyckelpersoner samlade, så det är ett bra tillfälle att utnyttja tiden maximalt. Alla får vara delaktiga och bestämma HUR projektet ska genomföras. Det gör att vi får en gemensam målbild av arbetet, men också en trygghet i att alla fått ta del av viktig och nödvändig information. Agenda och vissa förberedelser som krävs skickas ut till alla några dagar innan, för att tidsoptimera väl på plats. Facilitering behövs i det här mötet. Många beslut ska fattas och då krävs tidsramar samt någon som driver på.
Innehåll på en projektuppstart
Checka in. Detta är en procedur som tar vi med oss i alla möten framåt. I en uppstart checkar vi in med namn och roll, men också något personligt, t ex sin superkraft. Här får alla tillfälle att kliva in i mötet och delge sin närvaro.
Stinky fish. En riskövning där man delar sina rädslor eller sin oro inför projektet. Om vi pratar vi om det vi är rädda ska gå fel, kan vi konfrontera det från start.
Agilt arbetssätt. Agilt är det arbetssätt jag tror på, vet fungerar, och som jag alltid har som målsättning att arbeta efter. Man berättar om och förtydligar vad det innebär.
Mål & syfte med projektet. Alla parter har fått förbereda vilka “agendor” de har. Tillsammans delar vi med oss - skriver på post its, sätter upp och slår samman. Detta för att få en mer samkörd vision om VAD projektet ska mynna ut i. En slags debrief.
Personligt mål & syfte. Varför har jag min roll? Vad driver mig? Vad vill jag uppnå/lära mig i projektet? Att dela sin (kanske dolda) agenda gör att vi kan få en bättre förståelse för varann, och när vi har en bättre förståelse så arbetar vi bättre tillsammans.
Roller & ansvar. Olika människor tolkar information olika, därför är det extra viktigt att gå igenom vad olika ansvarsområden egentligen innebär. Vad innefattar t ex “Framtagning av innehåll”? Det ger också översikt för att kunna fylla luckor.
Feedback. Här bestäms HUR den ska levereras, vilket omfång den har, och VEM som sammanställer den. Kommer feedbacken från olika håll och har olika riktningar, måste det bestämmas vem som har mandat att tolka den och ta beslut.
Projektyta & kommunikation. Här bestäms vilka verktyg och platser för kommunikation och dokumentstyrning projektet ska använda sig av. Vad finns för erfarenheter och preferenser? Vem sätter upp vad?
Designleverans. En teknisk puck som kan innefatta önskade filformat, vilken grid man ska utgå från, och via vilket program leveransen ska ske för utveckling (t ex Zeplin).
Wrap up. Detta är egentligen avslutet för projektet, men det är bra att redan nu sätta det som en del av processen. I en wrap up får vi tillfälle att reflektera på HUR projektet och samarbetet gått (före VAD som blev slutprodukten). Vi får lära oss att bli bättre, och för fortsatta samarbeten är det värdefullt att man får stämma av annat än produktion.
Checka ut. Samma som att “Checka in” är detta en procedur vi tar med oss i alla möten framåt. Ett naturligt avslut där man får dela med sig vad man tar med sig från mötet, och om en oro från sin “Stinky fish” har retts ut.
Efter mötet sätts projektytorna upp, där sammanfattas och delas uppstartens information och beslut och BOOM - projektet kan börja!